Ahlers est une entreprise familiale de plus de 115 ans d'expérience, dont le siège se trouve à Anvers, avec des bureaux dans plus de quinze pays et plus de 220 collaborateurs dans le monde. L'organisation combine une échelle mondiale avec une expertise locale dans les services maritimes et la logistique.

Le paysage applicatif d'Ahlers était fortement fragmenté. Le flux order-to-cash passait par plusieurs systèmes locaux, sans vision centralisée des coûts et des marges.

Trois déclencheurs ont amené Ahlers à investir dans une digitalisation centrale. Les clients exigeaient une intégration des services et un reporting de données toujours plus poussés, des exigences que la structure IT existante ne pouvait plus absorber. L'IT était historiquement pilotée en partie par pays, alors que le business réclamait un pilotage central. Et la guerre en Ukraine a imposé un carve-out de la filiale russe, qui concentrait alors une grande partie de l'expertise IT.

Ahlers a opté pour une architecture centrale best-of-breed, avec des rôles clairs pour les systèmes en silo classiques CRM, TMS, WMS, Finance et RH, et un Order Management System sur Mendix comme pivot central. Une couche d'intégration relie les systèmes entre eux.

Pour combler les lacunes IT, Ahlers a mené un processus de sélection de plusieurs mois, comparant Mendix à Salesforce et à des alternatives high-code. Le choix s'est porté sur Mendix en raison de sa position de leader dans le quadrant Gartner, d'un business case attractif, d'un modèle OPEX prévisible et de la stabilité qu'offre un fournisseur européen dans un climat géopolitique incertain. Xylos a réalisé le projet.

Un atelier de discovery a cartographié les besoins métier, les leviers de valeur et le flux de bout en bout : prise de commande, transparence des coûts, gestion des marges en temps réel, facturation par jalons et génération de documents. Ahlers a délibérément commencé par la génération de documents, là où se trouvait le plus grand gain opérationnel. Le projet fonctionne par sprints de deux semaines avec un backlog vivant. Dès six semaines, une première version a pu être présentée aux parties prenantes chez Ahlers.

La plateforme Mendix automatise l'ensemble du flux order-to-cash. Les commandes sont saisies avec des lignes de coûts et de revenus par unité d'affaires, et les factures entrantes sont rapprochées des lignes de coûts, automatiquement quand c'est possible et manuellement quand c'est nécessaire.

Les factures arrivent via une couche d'intégration. Les factures Peppol passent directement, les autres sont scannées via OCR et IA avec une étape de validation supplémentaire. La plateforme génère les documents logistiques automatiquement et de manière uniforme, gère les marges par commande et par transport en temps réel, et facture selon des jalons convenus au préalable.

Une détection automatisée des anomalies signale les écarts, comme une marge élevée pour un chiffre d'affaires faible ou des coûts anormalement élevés. L'interface multilingue suit le fonctionnement international d'Ahlers.

Après neuf mois, la plateforme livre des résultats mesurables. Le traitement des factures piloté par l'IA a ramené le temps de traitement à vingt secondes par facture, contre cinq minutes de travail manuel dans l'ancien système, avec une précision des données de 98 pour cent contre 60 pour cent auparavant.

• 3 500 factures fournisseurs scannées par IA, dont 3 231 rapprochées automatiquement des lignes de coûts.

• Plus de 6 511 documents générés automatiquement, avec une réduction du travail manuel à la clé.

• 2 067 dossiers de commande servant de source unique de vérité au niveau mondial, ce qui garantit une traçabilité complète des coûts.

• 1 549 factures de vente avec une transparence mondiale, ce qui réduit le DSO et simplifie le suivi depuis le siège.

La transparence mondiale sur les factures de vente et les coûts fournisseurs permet à Ahlers de suivre l'ensemble du processus, commande par commande, et de piloter les achats de façon plus fine grâce à des insights de données en temps réel. La plateforme constitue la base des prochaines étapes : automatisation complète de l'order-to-cash, refonte de l'interface et environnement en libre-service pour les clients, les trois actuellement en cours d'implémentation.

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