Le client est un groupe international actif dans la technologie des matériaux et le recyclage, avec des implantations dans le monde entier et des milliers de collaborateurs qui travaillent chaque jour dans le même environnement de travail numérique. Xylos en est le partenaire attitré pour tout ce qui touche à SharePoint et Microsoft 365 depuis plus de quatorze ans.
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14 ans
de partenariat stratégique autour de SharePoint et M365
18
consultants en architecture, construction et gestion
2 semaines
avant que deux spécialistes seniors soient opérationnels
40 %
de coûts en moins grâce au modèle de nearshoring
Le défi
Pendant longtemps, l'environnement collaboratif a été géré en interne et a grandi avec l'organisation. Les processus qui l'entourent n'étaient nulle part entièrement documentés. Le savoir résidait dans les têtes plutôt que dans une documentation, ce qui rend un environnement de cette taille vulnérable.
À cela s'ajoutait un second enjeu. Élargir l'équipe Microsoft 365 interne s'est révélé difficile sur un marché de l'emploi IT tendu, tout en gardant les coûts sous contrôle et la qualité au rendez-vous.
L'approche
Xylos a repris la gestion quotidienne de l'environnement SharePoint. Lors de cette reprise, l'équipe a cartographié tous les processus et procédures et a rédigé ce qui manquait. Cette documentation est devenue la base de tout ce qui a suivi.
Aujourd'hui, une équipe de dix-huit consultants assure au quotidien l'architecture, la gouvernance, la construction et la maintenance de l'environnement collaboratif Microsoft 365. Une équipe fixe qui connaît l'organisation, avec des lignes courtes vers les responsables internes.
Pour répondre au besoin de montée en charge, Xylos a déployé son modèle de nearshoring. Deux spécialistes Microsoft seniors ont intégré l'équipe interne en deux semaines, accompagnés par l'équipe locale de Xylos pendant la transition.
La solution
Le paysage collaboratif se modernise étape par étape. Les applications de workflow sur SharePoint migrent vers une plateforme en ligne moderne : les serveurs on-premise, les environnements en ligne existants et les applications sont migrés et intégrés au sein de Microsoft 365.
Dans cette nouvelle architecture, Teams devient l'interface centrale, avec SharePoint et le Power Platform comme briques sous-jacentes. Le Power Platform sert de socle fixe pour un large éventail d'applications métier.
Le système de gestion des documents qualité en est un exemple parlant. SharePoint Online et Power Automate y assurent une solution à l'échelle de l'organisation pour gérer et publier les documents qualité, avec un flux d'approbation strict et une traçabilité complète.
Le résultat
Ce qui a commencé comme une gestion externalisée s'est transformé en une collaboration couvrant l'ensemble de l'environnement de travail numérique. Les activités se poursuivent en 2026.
Un environnement documenté où les processus et procédures sont fixés sur papier plutôt que de reposer sur des individus.
Une équipe fixe de dix-huit consultants qui connaît l'organisation et son historique.
Une modernisation progressive vers Teams comme interface centrale, avec SharePoint et le Power Platform en dessous.
La possibilité de monter en charge rapidement sans sacrifier la qualité ou le budget.
Le client résume lui-même ainsi la collaboration autour de l'extension d'équipe.
« Élargir notre équipe Microsoft 365 s’est avéré un vrai défi, avec des coûts maîtrisés et une qualité préservée. La solution de nearshoring de Xylos a dépassé nos attentes. En deux semaines, deux spécialistes Microsoft seniors travaillaient parfaitement au sein de notre équipe et apportaient immédiatement de la valeur. L’équipe locale de Xylos a accompagné la transition de près. Nous avons ainsi pu monter en puissance rapidement, réduire les coûts de 40 % et respecter les délais de nos clients internes sans rien céder sur la qualité. »
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