Proximus est une grande entreprise belge de télécommunications. En tant que l'un des plus grands opérateurs du pays, Microsoft 365 joue un rôle crucial dans son organisation.

Créer des documents, organiser des réunions de manière flexible et collaborer efficacement : autant de choses pour lesquelles les collaborateurs de Proximus s'appuient sur les applications Office 365. Mais Proximus ne serait pas Proximus si l'entreprise ne cherchait pas encore mieux. Et si les collaborateurs de Proximus exploitaient de façon (pro)active les derniers développements et les nouvelles applications ? Ils ont trouvé la réponse à cette question chez Xylos, avec notre service de Digital Coaching personnalisé.

Magali Vekemans, Talent & Learning Manager chez Proximus, ainsi qu'Ann Rongy, HR Assistant, et les Digital Coaches, ont contribué à une histoire qui est devenue un grand succès.

Chez Proximus, les Digital Coaches ont reçu le surnom de « Dr Digitals ». Les médecins sont en effet les experts serviables par excellence. Grâce à leur savoir-faire sur les applications Microsoft 365, les docteurs de garde n'apprennent pas seulement aux collaborateurs de Proximus des outils utiles, ils leur apprennent aussi à les utiliser efficacement via des ateliers, des sessions d'inspiration, du coaching, et une offre de formations étendue fournie par Proximus. Pour boucler la boucle, Proximus a également choisi OASE, la plateforme d'adoption digitale always-on de Xylos, qui compte plus de 3 000 vidéos ainsi que des animations, des astuces et des webinaires sur Microsoft 365. Un remède qui fonctionne à merveille.

Avec une équipe de cinq formateurs permanents, les Dr Digitals répondent aux besoins des collaborateurs de Proximus. Ils veillent à ce que chacun ait la possibilité d'affiner ses compétences sur les applications Microsoft 365 et de recevoir des conseils personnalisés. Grâce à l'accessibilité et à la disponibilité de ces Dr Digitals (par e-mail, via Teams, par téléphone…), le seuil est bas pour poser des questions et apprendre de nouvelles choses, quel que soit le niveau de connaissance de l'utilisateur.

Chaque jour, les Digital Coaches organisent deux ateliers ou sessions d'inspiration de deux heures chacun, l'un en français et l'autre en néerlandais, afin que chacun puisse apprendre dans sa propre langue. Le sujet des sessions correspond aux préoccupations du moment dans l'organisation : travailler plus efficacement avec sa boîte mail, utiliser Windows 10 de façon plus ergonomique, quelle application utiliser et quand pour la gestion d'agenda et de tâches, etc.

Les Digital Coaches de Xylos ont joué un rôle important dans le processus d'adoption utilisateur de Teams chez Proximus. « Nous avons opté pour un déploiement progressif de Teams. En collaboration avec notre département IT interne, les Dr Digitals ont organisé à chaque phase des formations sur mesure, adaptées à notre organisation et aux besoins de nos collaborateurs », raconte Magali Vekemans.

« C'est ça, la beauté du service de Digital Coaching. Les coaches de Xylos s'intègrent totalement chez Proximus, travaillent dans notre environnement avec leur propre compte Proximus personnel. Cela signifie que toutes les sessions sont entièrement adaptées à nos systèmes et répondent aux problèmes que rencontrent nos collaborateurs. Les coaches parlent le même langage que nos collaborateurs », poursuit la Talent & Learning Manager.

Outre les ateliers et sessions d'inspiration réguliers, les collaborateurs peuvent contacter les Dr Digitals pour du coaching et des conseils individuels. « Nous avons constaté une énorme augmentation du besoin de coaching après avoir tant travaillé depuis chez nous ces dernières années », explique Magali. « Les Dr Digitals étaient là pour nos collaborateurs, et cela s'est aussi reflété dans les évaluations. Le fait de pouvoir obtenir rapidement une réponse ciblée à ses questions spécifiques apporte un énorme gain de temps et un confort supplémentaire. Les Dr Digitals tiennent compte de qui vous êtes, de ce que vous faites et de ce dont vous avez besoin pour vous enrichir personnellement avec des astuces. Des collègues qui réalisent qu'une explication claire sur une fonction Excel comme RECHERCHEV ou la nouvelle RECHERCHEX peut leur faire gagner plusieurs heures de travail par semaine, ça n'a pas de prix ! »

Les team leaders ont eux aussi rapidement découvert la valeur ajoutée des Digital Coaches. Ils ont invité les Dr Digitals à leurs réunions d'équipe pour donner une formation entièrement adaptée à leur environnement de travail. Créer une nouvelle équipe dans Teams ? Pas de problème ! Il suffit de faire un brainstorming avec le Dr Digital sur la structure et l'étiquette de communication. Planifiez ensuite une formation pour votre équipe, et vous obtenez un environnement de collaboration performant dans lequel chacun se sent à l'aise.