Carmeuse is een toonaangevend Belgisch mijnbouwbedrijf dat kalk en kalksteen produceert voor toepassingen in een groot aantal markten: van de staalindustrie tot de bouw, waterbehandeling, agro-food en de chemische industrie. De Carmeuse Groep kiest ervoor om dicht bij zijn klanten te opereren en is wereldwijd aanwezig met productievestigingen in Noord- en Zuid-Amerika, Europa, het Midden-Oosten, Azië en Afrika.

De expertise binnen de Carmeuse Groep is gespecialiseerd, en beheer van kennis of knowledge management is daarom van groot belang. Het belang van succesvolle en foutloze digitalisering mag niet overschat worden. Om hun originele digitale kennisdatabase, die was opgebouwd met SharePoint 2007 en 2013, te consolideren naar SharePoint Online (Microsoft 365), zochten ze een partner die hen zou begeleiden tijdens dit traject.

Hoewel Carmeuse voor hun laatste migratieproject in 2016 met een andere IT-integrator had gewerkt, werden ze geïnspireerd door het enthousiasme en de knowhow van Xylos. Ze zagen ons namelijk aan het werk tijdens het jaarlijkse Xylos Inspire-evenement. François Collet, IT- en SharePoint-expert bij Carmeuse, identificeerde Xylos als een partner die de kwaliteit van advies en communicatie kon bieden die hij en zijn collega’s Sandra Flamand (Knowledge Management Business Partner) en Diana Chira (SharePoint Admin) zochten voor dit bedrijfskritische project.

Het SharePoint Online migratieproject werd uitgevoerd op basis van een duidelijk opleveringsplan en een agile aanpak. Met in totaal 18 sprints konden Carmeuse en Xylos de migratie vlot uitvoeren. Elke sprint in het project vertegenwoordigde de migratie van een gebundelde entiteit, die min of meer overeenkwam met verschillende afdelingen bij Carmeuse. Per sprint werden twee migratiefasen gepland en uitgevoerd:

• Een volledige migratiefase waarin de Xylos en Carmeuse IT-teams nauw samenwerkten om de migratie van de sites voor te bereiden, de risico’s te beperken, de migratie uit te voeren, de workflows opnieuw op te bouwen, te testen en te valideren.

• Een incrementele migratiefase volledig uitgevoerd door Xylos, gebaseerd op de succesvolle formule van de eerste stap, om de resterende componenten te migreren.

Sandra Flamand was heel tevreden over de ervaring: “Wat voor ons goed werkte, was het feit dat Xylos en Carmeuse altijd dezelfde taal spraken. Het was een organische samenwerking. En als er technische obstakels waren, kwam Xylos met een gemoderniseerde oplossing. Daardoor is het project nooit vastgelopen en konden we op schema blijven.”

François Collet is het daarmee eens: “De mensen van Xylos waren niet alleen competent, maar toonden ook een fantastische mentaliteit. Ze hebben nooit gezegd dat iets niet mogelijk was.”

Een aspect dat Carmeuse bijzonder verrijkend vond, was het gebruik van Azure DevOps om de agile aanpak volledig te ondersteunen. Xylos’ setup van de tool bleek krachtig en efficiënt: perfect voor Sandra en haar team om te rapporteren aan hun management en hen te helpen om de status van het project te doorgronden.

“We konden het project visualiseren in een heldere matrix. Bijvoorbeeld om ons management onmiddellijk duidelijkheid te geven over eventuele vertragingen. Maar ook: waarom iets werd uitgesteld, wat het gevolg was en wat er moest gebeuren om het te verhelpen. Tom, de Project Management Lead van Xylos, heeft de aanpak uitstekend gecommuniceerd naar ons management. Hij hield iedereen op dezelfde golflengte.”

De doelen van Carmeuse waren tweeledig: technisch en zakelijk. Aan de ene kant wilden ze een hoog niveau van databeveiliging blijven garanderen. Vanuit zakelijk oogpunt wilden ze de mindset van kennisdelen binnen de organisatie stimuleren en efficiëntie verhogen.

Voorheen moesten gebruikers altijd een VPN gebruiken om toegang te krijgen tot hun digitale werkomgeving. Arbeiders hadden meestal toegang tot gedeelde accounts. Dat is niet langer het geval met SharePoint Online en de introductie van een Microsoft F1 licentie. Dankzij twee-factor authenticatie en persoonlijke accounts krijgt iedereen toegang tot de digitale werkplek op een veilige en flexibele manier.

Al snel na de migratie merkten François en Sandra dat het aantal gewijzigde documenten op SharePoint drie keer zo hoog was als het aantal gewijzigde documenten op OneDrive. “Dit laat zien dat we gestaag op weg zijn naar ons doel,” zegt Sandra.

François en Sandra merken echte betrokkenheid bij de digitale werkplek van Carmeuse: “Medewerkers van vestigingen buiten West-Europa vragen nu proactief om workflows en sites aan te maken op SharePoint. Dat is een heel goed teken. Opmerkelijk, want toen we nog met on-premises versies van SharePoint werkten, probeerden we mensen uit te leggen wat er mogelijk was, maar het leek nauwelijks aan te slaan. Nu ervaren mensen wat de mogelijkheden zijn en krijgen we dagelijks aanvragen.” Sandra voegt toe: “Dit is ook precies de volgende stap in onze samenwerking met Xylos. We zijn er zeker van dat ze ons blijven ondersteunen om meerwaarde te bieden voor onze business.”

Xylos rolt graag nieuwe functionaliteiten van SharePoint Online uit. De Carmeuse Groep heeft verschillende digital user personas. Onze experten zullen dan ook samenwerken met verschillende departementen over de hele wereld om hun noden en uitdagingen te begrijpen. Iets wat Lynn Franceus, Project Manager bij Xylos, niet licht opvat:

“Tijdens deze succesvolle as-is migratie hebben we de werking van Carmeuse goed leren begrijpen. We kijken ernaar uit om nog dieper in ieders dagelijkse realiteit te duiken. Van management en medewerkers die SharePoint Online gebruiken om samen te werken en projecten te beheren, tot operationele medewerkers die een essentiële rol spelen bij het voeden en interpreteren van informatie. We willen hen in staat stellen om nog betere rapportages te maken met Microsoft 365 tools. We mogen externe medewerkers, zoals geologen en ingenieurs, niet over het hoofd zien. Het was een fascinerende en leerzame ervaring voor al onze consultants.”

Bij Carmeuse bestaat er geen twijfel over dat Xylos hun vertrouwen waard is. Sandra Flamand en François Collet vatten de unieke karaktertrekken van Xylos samen in drie woorden: klantenservice, expertise en fun.

“De rode draad door het hele project was dat de Xylos experten onze verwachtingen overstegen. Daarbovenop voelde het niet alsof we uit twee aparte bedrijven kwamen. Integendeel: we ervaarden de samenwerking als een team. We hadden veel plezier en hebben heel wat afgelachen. Dat heeft ons ook geholpen om succesvol te zijn.”