Carmeuse est une entreprise minière belge de premier plan qui produit de la chaux et du calcaire pour un grand nombre de marchés : de l'industrie sidérurgique à la construction, en passant par le traitement de l'eau, l'agroalimentaire et l'industrie chimique. Le groupe Carmeuse a choisi d'opérer au plus près de ses clients et est présent dans le monde entier, avec des sites de production en Amérique du Nord et du Sud, en Europe, au Moyen-Orient, en Asie et en Afrique.

L'expertise au sein du groupe Carmeuse est très spécialisée, ce qui rend la gestion des connaissances essentielle. L'importance d'une digitalisation réussie et sans faille ne doit pas être sous-estimée. Pour consolider leur base de connaissances numérique d'origine, construite sur SharePoint 2007 et 2013, vers SharePoint Online (Microsoft 365), ils cherchaient un partenaire capable de les accompagner dans cette démarche.

Bien que Carmeuse ait travaillé avec un autre intégrateur IT pour son dernier projet de migration en 2016, l'entreprise a été séduite par l'enthousiasme et le savoir-faire de Xylos. Ils nous avaient en effet vus à l'œuvre lors de l'événement annuel Xylos Inspire. François Collet, expert IT et SharePoint chez Carmeuse, a identifié Xylos comme un partenaire capable d'offrir la qualité de conseil et de communication que lui et ses collègues Sandra Flamand (Knowledge Management Business Partner) et Diana Chira (SharePoint Admin) recherchaient pour ce projet stratégique.

Le projet de migration vers SharePoint Online a été mené sur la base d'un plan de livraison clair et d'une approche agile. Répartis sur 18 sprints au total, Carmeuse et Xylos ont pu mener la migration à bien sans accroc et migrer les composants restants.

Sandra Flamand s'est dite très satisfaite de l'expérience : « Ce qui a bien fonctionné pour nous, c'est que Xylos et Carmeuse ont toujours parlé le même langage. C'était une collaboration organique. Et chaque fois qu'il y avait des obstacles techniques, Xylos proposait une solution modernisée. Résultat : le projet ne s'est jamais bloqué et nous avons pu respecter le planning. »

François Collet partage cet avis : « Les équipes de Xylos n'étaient pas seulement compétentes, elles ont aussi fait preuve d'un état d'esprit formidable. Elles n'ont jamais dit qu'une chose était impossible. »

Un aspect que Carmeuse a particulièrement apprécié fut l'utilisation de Azure DevOps pour soutenir pleinement l'approche agile. La configuration de l'outil par Xylos s'est révélée puissante et efficace : parfaite pour permettre à Sandra et son équipe de faire rapport à leur direction et de l'aider à comprendre l'état d'avancement du projet.

« Nous avons pu visualiser le projet dans une matrice claire. Par exemple, pour donner immédiatement à notre direction une vision claire des éventuels retards. Mais aussi : pourquoi quelque chose avait été reporté, quelle en était la conséquence et ce qu'il fallait faire pour y remédier. Tom, le Project Management Lead de Xylos, a excellemment communiqué cette approche à notre direction. Il a permis à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde. »

Les objectifs de Carmeuse étaient doubles : techniques et commerciaux. D'une part, l'entreprise souhaitait continuer à garantir un haut niveau de sécurité des données. D'autre part, sur le plan commercial, elle voulait encourager une culture de partage des connaissances au sein de l'organisation et améliorer l'efficacité.

Auparavant, les utilisateurs devaient toujours passer par un VPN pour accéder à leur environnement de travail numérique, et les ouvriers disposaient le plus souvent de comptes partagés. Ce n'est plus le cas avec SharePoint Online et l'introduction d'une licence Microsoft F1. Grâce à l'authentification à deux facteurs et à des comptes personnels, chacun a désormais accès à l'espace de travail numérique de manière sécurisée et flexible.

Peu après la migration, François et Sandra ont constaté que le nombre de documents modifiés sur SharePoint était trois fois plus élevé que sur OneDrive. « Cela montre que nous progressons régulièrement vers notre objectif », déclare Sandra.

François et Sandra observent un véritable engagement autour de l'espace de travail numérique de Carmeuse : « Les collaborateurs des sites situés en dehors de l'Europe de l'Ouest demandent désormais spontanément la création de workflows et de sites sur SharePoint. C'est un très bon signe. C'est d'autant plus remarquable que, du temps des versions on-premises de SharePoint, nous avions du mal à faire comprendre aux gens ce qui était possible. Aujourd'hui, ils découvrent ces possibilités par eux-mêmes et nous recevons des demandes chaque jour. » Sandra ajoute : « C'est aussi précisément la prochaine étape de notre collaboration avec Xylos. Nous sommes convaincus qu'ils continueront à nous accompagner pour apporter de la valeur à notre activité. »

Xylos a hâte de déployer de nouvelles fonctionnalités de SharePoint Online. Le groupe Carmeuse compte plusieurs profils d'utilisateurs numériques. Nos experts collaboreront donc avec différents services à travers le monde afin de comprendre leurs besoins et leurs défis. Un point que Lynn Franceus, Project Manager chez Xylos, prend très au sérieux :

« Au cours de cette migration as-is réussie, nous avons appris à bien comprendre le fonctionnement de Carmeuse. Nous avons hâte de plonger encore plus profondément dans la réalité quotidienne de chacun : du management et des collaborateurs qui utilisent SharePoint Online pour collaborer et gérer des projets, jusqu'aux collaborateurs opérationnels qui jouent un rôle essentiel dans l'alimentation et l'interprétation des informations. Nous voulons leur permettre de produire des rapports encore meilleurs grâce aux outils Microsoft 365. Nous ne devons pas non plus oublier les collaborateurs externes, comme les géologues et les ingénieurs. Ce fut une expérience fascinante et enrichissante pour tous nos consultants. »

Chez Carmeuse, aucun doute : la confiance placée en Xylos est amplement méritée. Sandra Flamand et François Collet résument les traits uniques de Xylos en trois mots : service client, expertise et plaisir.

« Le fil conducteur de tout le projet, c'est que les experts de Xylos ont dépassé nos attentes. En plus de cela, on n'avait jamais l'impression de venir de deux entreprises distinctes. Au contraire : nous avons vécu cette collaboration comme une seule et même équipe. Nous nous sommes beaucoup amusés et avons bien ri. Cela nous a aussi aidés à réussir. »