Heb je de laatste tijd wel eens live evenementen of sportwedstrijden op tv gezien? Dan is de kans groot dat je dat kon dankzij SES. Het bedrijf, met hoofdkantoor in Luxemburg en kantoren in meer dan dertig andere landen, beheert ’s werelds enige multi-orbit constellatie van satellieten.

Dat zou niet mogelijk zijn zonder de inspanningen van hun gemotiveerde medewerkers, en een efficiënte digitale werkplek. Om dat te bereiken zette SES enkele jaren geleden Microsoft Viva Insights in, dat een handige component voor werkplekanalyse bevat. De tool laat SES toe gegevens over de werkplek te gebruiken om het welzijn van medewerkers te verbeteren.

Een van de belangrijkste factoren die het welzijn van medewerkers bij SES beïnvloedden, was de vergadercultuur. Het bedrijf keek er, zeker sinds de COVID-19 pandemie, dan ook kritisch naar. Ze beseften snel dat ze met Viva Insights op het juiste spoor waren. En dankzij David Giles, Director of Programs, hadden ze de nodige expertise op het gebied van change management en Viva aan boord. Toch waren er een aantal uitdagingen waarvoor ze graag hulp inschakelden.

Ten eerste moest SES een waterdicht, overtuigend change management plan ontwikkelen (ondersteund door Viva Insights) om de vergadercultuur te verbeteren. Een plan dat de vaak bijzonder waakzame ondernemingsraden in bepaalde landen 100% mee zou krijgen.

Ten tweede wilden ze er zeker van zijn dat ze complexe gegevens uit Viva zo nauwkeurig en effectief mogelijk konden analyseren en visualiseren met Power BI-rapporten, om belangrijke zakelijke vragen aan te pakken.

Met andere woorden, ze hadden een IT-provider nodig met een sterke knowhow op het vlak van Microsoft 365 en verandering en adoptie. Dankzij de aanbeveling van Microsoft Belux vonden ze Xylos.

SES gelooft sterk in technologie ten dienste van mensen, zowel buiten als binnen hun werkplek. Daarom was het voor het bestuur en David Giles essentieel om een duidelijk beeld te schetsen van hoe de inzichten de medewerkers zouden dienen. Het was belangrijk om ondernemingsraden te laten begrijpen dat het Viva-traject een welzijnsinspanning is en geen prestatiemonitoring.

De omvang van de huidige Viva-implementatie is gericht op organisatorische inzichten. Ze analyseert vergadergewoonten op macroniveau. Xylos Change Consultants hielpen David Giles bij het maken van zijn presentatie voor de raad van bestuur en de ondernemingsraden. Dat deden ze door duidelijk aan te geven wat Viva Insights is en wat de tool kan opleveren.

Hun inbreng maakte duidelijk dat Viva Insights, gebaseerd op geaggregeerde, niet-geïdentificeerde gegevens, objectieve antwoorden geeft op vragen die een organisatie kan hebben over haar eigen werkgewoonten. Bijvoorbeeld:

• Wanneer werken mensen, wanneer werken ze samen met collega’s en vergaderen ze – zowel binnen als buiten de officiële werkuren?

• Wat zijn de tijdspannes tussen samenwerkingsmomenten?

• Wat is de hoeveelheid gefragmenteerde werktijd als gevolg van vergaderingen?

De input van de presentatie maakte ook duidelijk waar gegevens precies worden opgeslagen en welke soorten toegang mensen in de organisatie kunnen krijgen om die gegevens op de juiste manier te gebruiken en het algehele welzijn van medewerkers te ontwikkelen.

Een tweede aspect waarvoor Xylos in beeld kwam, was de hands-on aanpak met workplace analytics. David was al redelijk vrij tevreden met de rapporten die het standaard Power BI dashboard genereerde. Tegelijk besefte hij dat hij met de hulp van een Power BI-expert nog een stap verder kon gaan. Hij wilde inzichten visualiseren die een duidelijk antwoord bieden op pertinente businessvragen van de corporate beslissers bij SES.

Frank Bastien, Xylos’ Senior Power BI Consultant, ging met David om de tafel zitten en leerde hem eerst enkele kneepjes van het automatiseren met Power BI. Daarnaast bouwde Frank zeer geavanceerde rapporten waarmee David specifieke veronderstellingen concreet kon maken. Maar zoals David Giles getuigde aan Microsoft, hielp het hem en SES om ook verder te kijken dan bestaande aannames. Ze waren onder de indruk van de rijkdom van de eerste Power BI-rapporten. De data die ze verzamelden, hadden betrekking op belangrijke vragen die ze nog niet hadden overwogen.

Geweldige inzichten leiden tot out-of-the-box denken. Een eerder ongewoon initiatief dat door Xylos werd bepleit en succesvol bleek voor SES, was de invoering van vergadervrije woensdagen.

Een observatie uit de Power BI-gegevens was dat de medewerkers bij SES op woensdagen over het algemeen minder vergaderen. Om de focus van de medewerkers te helpen verscherpen, opperde Frank het idee om vergadervrije woensdagen in te voeren.

Met behulp van Power BI konden hij en David ook nauwkeurig voorspellen welke impact dat zou hebben. Zo kon David verzekeren dat de uren die op woensdag niet meer in vergaderingen werden doorgebracht, niet zouden doorsijpelen naar donderdag of dinsdag.

David gaat uitdagingen niet uit de weg. Integendeel, hij wil 100.000 uur per jaar teruggeven aan het bedrijf. Hij is goed op weg.

Dankzij de technische knowhow en de hulp van de Power BI-specialist van Xylos kan David de vergaderuren categoriseren en de belangrijkste statistieken over samenwerking op de werkvloer bijhouden. De scorecards voor vergadercultuur en welzijn tonen de uitsplitsing van vergader- en samenwerkingsgegevens per organisatorische afdeling. Dat stelt het management in staat om na te denken over acties en begeleiding, en heeft geleid tot wat alleen maar kan worden omschreven als een cultuur van empowerment.

Vergadervrije woensdagen hebben er bijvoorbeeld toe geleid dat 60% van de mensen een verbeterd welzijn rapporteerde. 70% van de werknemers gaf ook aan zich productiever te voelen.. Dat laatste blijkt meer te zijn dan een gevoel. Uit gegevens blijkt dat vergadervrije woensdagen een winst van 2 uur per week opleveren… per persoon.

De SES-case bewijst dat Viva Insights zoveel meer is dan een datatool. Met de juiste change management aanpak en technische expertise is het een absolute game changer. Xylos is bijzonder trots deel te hebben uitgemaakt van de SES Viva reis.