Avez-vous regardé des événements en direct ou des rencontres sportives à la télévision récemment ? Il y a de fortes chances que cela ait été possible grâce à SES. L'entreprise, dont le siège se trouve au Luxembourg avec des bureaux dans plus de trente autres pays, exploite la seule constellation de satellites multi-orbites au monde.

Cela ne serait pas possible sans les efforts de leurs collaborateurs motivés, et un espace de travail numérique efficace. Pour y parvenir, SES a déployé Microsoft Viva Insights il y a quelques années, qui comprend un composant pratique d'analyse du lieu de travail. Cet outil permet à SES d'utiliser les données relatives au lieu de travail pour améliorer le bien-être de ses collaborateurs.

L'un des principaux facteurs influençant le bien-être des collaborateurs chez SES était la culture de réunion. L'entreprise portait d'ailleurs un regard critique sur ce sujet, surtout depuis la pandémie de COVID-19. Elle a rapidement compris qu'elle était sur la bonne voie avec Viva Insights. Et grâce à David Giles, Director of Programs, elle disposait déjà de l'expertise nécessaire en gestion du changement et sur Viva. Il restait néanmoins quelques défis pour lesquels elle souhaitait se faire aider.

Premièrement, SES devait élaborer un plan de gestion du changement solide et convaincant (soutenu par Viva Insights) pour améliorer sa culture de réunion. Un plan capable de convaincre entièrement les conseils d'entreprise, souvent particulièrement vigilants dans certains pays.

Deuxièmement, l'entreprise voulait être sûre de pouvoir analyser et visualiser les données complexes issues de Viva de la manière la plus précise et efficace possible avec des rapports Power BI, afin de répondre à des questions commerciales importantes.

En d'autres termes, SES avait besoin d'un prestataire IT disposant d'un solide savoir-faire à la fois en Microsoft 365 et en changement et adoption. Grâce à une recommandation de Microsoft Belux, l'entreprise a trouvé Xylos.

SES croit fermement en une technologie au service des personnes, aussi bien en dehors qu'au sein de leur lieu de travail. C'est pourquoi il était essentiel pour la direction et David Giles de dresser un tableau clair de la manière dont ces informations serviraient les collaborateurs. Il était important de faire comprendre aux conseils d'entreprise que la démarche Viva est une initiative de bien-être, et non un outil de surveillance de la performance.

L'ampleur de l'implémentation actuelle de Viva se concentre sur des insights organisationnels. Elle analyse les habitudes de réunion à un niveau macro. Les Change Consultants de Xylos ont aidé David Giles à préparer sa présentation pour le conseil d'administration et les conseils d'entreprise, en expliquant clairement ce qu'est Viva Insights et ce que l'outil peut apporter.

Leur contribution a permis de montrer que Viva Insights, basé sur des données agrégées et anonymisées, apporte des réponses objectives aux questions qu'une organisation peut se poser sur ses propres habitudes de travail. Par exemple :

• Quand les gens travaillent-ils, quand collaborent-ils avec leurs collègues et se réunissent-ils, en dehors comme pendant les heures de travail officielles ?

• Quels sont les intervalles entre les moments de collaboration ?

• Quelle est la quantité de temps de travail fragmenté en raison des réunions ?

La présentation a également permis de préciser où les données sont exactement stockées et quels types d'accès les personnes de l'organisation peuvent obtenir, afin d'utiliser correctement ces données et d'améliorer le bien-être général des collaborateurs.

Un deuxième aspect qui a fait entrer Xylos en jeu était l'approche pratique en matière d'analyse du lieu de travail. David était déjà relativement satisfait des rapports générés par le tableau de bord Power BI standard. Il s'est toutefois rendu compte qu'avec l'aide d'un expert Power BI, il pouvait aller encore plus loin. Il souhaitait visualiser des insights apportant une réponse claire à des questions commerciales pertinentes posées par les décideurs de SES.

Frank Bastien, Senior Power BI Consultant chez Xylos, s'est installé avec David et lui a d'abord enseigné quelques astuces d'automatisation avec Power BI. Frank a également conçu des rapports très avancés qui ont permis à David de concrétiser des hypothèses spécifiques. Mais comme David Giles l'a confié à Microsoft, cela l'a aussi aidé, lui et SES, à voir au-delà des hypothèses existantes. Ils ont été impressionnés par la richesse des premiers rapports Power BI. Les données recueillies portaient sur des questions importantes qu'ils n'avaient pas encore envisagées.

De bons insights mènent à une réflexion hors des sentiers battus. Une initiative plutôt inhabituelle, défendue par Xylos et qui s'est avérée un succès pour SES, fut l'instauration des mercredis sans réunion.

Une observation issue des données Power BI a montré que les collaborateurs de SES tenaient généralement moins de réunions le mercredi. Pour aider les collaborateurs à mieux se concentrer, Frank a proposé d'instaurer des mercredis sans réunion.

Grâce à Power BI, lui et David ont également pu prédire avec précision l'impact que cela aurait. David a ainsi pu s'assurer que les heures libérées le mercredi ne se reporteraient pas simplement sur le mardi ou le jeudi.

David ne recule pas devant les défis. Au contraire, il souhaite redonner 100 000 heures par an à l'entreprise. Et il est en bonne voie.

Grâce au savoir-faire technique et à l'aide du spécialiste Power BI de Xylos, David peut catégoriser les heures de réunion et suivre les statistiques clés sur la collaboration au sein de l'entreprise. Les tableaux de bord consacrés à la culture de réunion et au bien-être présentent la répartition des données de réunion et de collaboration par département. Cela permet à la direction de réfléchir aux actions et à l'accompagnement à mettre en place, et a mené à ce qu'on ne peut décrire autrement que comme une culture de responsabilisation.

Les mercredis sans réunion, par exemple, ont conduit 60 % des personnes à signaler un bien-être amélioré. 70 % des collaborateurs ont également déclaré se sentir plus productifs. Et ce dernier point s'avère être plus qu'une simple impression : les données montrent que les mercredis sans réunion permettent un gain de 2 heures par semaine… par personne.

Le cas de SES prouve que Viva Insights est bien plus qu'un simple outil de données. Avec la bonne approche de gestion du changement et la bonne expertise technique, c'est un véritable game changer. Xylos est particulièrement fier d'avoir fait partie de ce parcours Viva chez SES.