De klant | Fluxys
Fluxys is een aardgasinfrastructuurbedrijf dat de infrastructuur voor het vervoer en de opslag van aardgas in België beheert.
De uitdaging | Nieuwe manieren van werken implementeren
Als modern bedrijf investeert Fluxys in hardware en software om de productiviteit van zijn medewerkers te verhogen. Het bedrijf evolueert steeds meer naar een digitale werkplek en gaat daarbij verder dan de pure implementatie van oplossingen zoals Microsoft 365.
Jerôme Van Der Meerschen, Digital Workplace Manager bij Fluxys, wil de organisatie voorbereiden op volledig nieuwe manieren van werken. Uiteindelijk zal het succes van de inspanningen en investeringen afhangen van de eindgebruikers.. Zij moeten de nodige kennis en vaardigheden verwerven. En daar kunnen de Xylos Digital Coaches een handje bij helpen.
Onze werkwijze | Het standpunt van de eindgebruikers
De medewerkers van Fluxys hebben dagelijks contact met hun Digital Coaches. Ze hebben verschillende contactmomenten: e-mail, chatberichten via Teams en persoonlijke interacties. Regelmatig afstemmen blijkt een nuttige gewoonte te zijn. Vragen zijn niet langer beperkt tot klassieke softwaretools, zoals Word, Excel en PowerPoint, maar zijn geëvolueerd naar toepassingen zoals Teams, SharePoint en OneDrive. Die laatste tools blijken pijlers voor een doeltreffende, moderne manier van werken. De mensen bij Fluxys zijn erg gemotiveerd om de tools juist te gebruiken.
Dankzij een informatiecampagne was de drempel voor Fluxys-medewerkers om contact op te nemen met de coaches erg laag. “Onze mensen hebben er al een gewoonte van gemaakt om contact op te nemen met de Digital Coaches als ze iets willen weten”, zegt Jérôme.
De Digital Coaches houden wekelijkse Inspiratiesessies in het Frans, Nederlands en Engels, want Fluxys heeft ook kantoren in Duitsland, Zwitserland, Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk. Tijdens die korte sessies engageren ze hun publiek en tonen ze hen nieuwe technieken en tools in Microsoft 365. Zo hebben ze Fluxys-medewerkers bijvoorbeeld geleerd hoe ze best samenwerken in SharePoint-bestanden, hun inbox onder controle houden, gegevens exporteren uit Excel en transformeren met Power Query, en hoe ze de nieuwste functionaliteiten en mobiele toepassingen best gebruiken.
De coaches zetten deelnemers aan het denken over hoe ze hun dagelijkse taken aanpakken en hoe ze hun manier van werken kunnen verbeteren. We merken vaak dat deelnemers aan de sessies ‘vastzitten’ in hun oude manier van werken en zich niet realiseren dat ze veel tijd kunnen besparen door nieuwe technieken te gebruiken. Na een inspiratiesessie kunnen deelnemers contact opnemen met de Digital Coach voor een één-op-één sessie over hoe ze deze technieken kunnen integreren in hun individuele werkroutines.
Het videoplatform OASE is een andere krachtige tool in het User Adoption-plan van Fluxys. Medewerkers gebruiken ons videoleerplatform om snel een antwoord te vinden op hun vragen via korte, duidelijke tutorials in hun eigen taal, zonder hun workflow te onderbreken.
Het resultaat | Gepersonaliseerde Microsoft 365 ondersteuning
Met een return on investment van ongeveer 100% levert Digital Coaching veel betere resultaten dan standaard training. “Natuurlijk hebben we onze gebruikelijke training niet helemaal afgeschaft”, legt Jérôme Van Der Meerschen uit, “maar de coaches kunnen ons nu adviseren over welke trainingen in ons portfolio nuttig zijn voor specifieke eindgebruikers.” Een gepersonaliseerde evaluatie van de behoeften en hulp bij het in de praktijk omzetten van nieuwe informatie verbetert ook de efficiëntie van de normale opleidingssessies van de onderneming.
Toen de meeste Fluxys-medewerkers tijdens de lockdown van thuis uit moesten werken, steeg de vraag naar samenwerkingstools explosief en werd de waarde van de Digital Coaches nog duidelijker. De coaches namen proactief persoonlijk contact op met alle medewerkers en boden hulp en advies bij het werken op afstand. Met webinars en op maat gemaakte video’s over OASE zorgden ze ervoor dat iedereen aan boord was van de nieuwe manier van werken.
Het aantal medewerkers dat advies vraagt aan de Xylos Digital Coaches blijft groeien. Meestal zijn ze op zoek naar een alternatief voor overvolle mailboxen of een manier om bestanden gemakkelijk te delen en te gebruiken op meerdere toestellen. De Digital Coaches stellen een oplossing voor die beantwoordt aan hun behoeften en zorgen voor een connectie tussen technische teams en eindgebruikers. De Microsoft 365-suite bevat alle toepassingen die mensen nodig hebben om efficiënt te communiceren en samen te werken. Digital Coaching zorgt ervoor dat werknemers de juiste tools kiezen en leren gebruiken. Tot grote vreugde van Jérôme Van Der Meerschen is het gebruik van Teams voor communicatie en samenwerking exponentieel toegenomen.
“Ik heb toegang tot de rapportagetools van het team en kan al hun activiteiten opvolgen”, zegt Jérôme. “De statistieken zijn handig om te zien over welke applicaties mensen vragen hebben of in welke Inspire-sessies onze medewerkers het meest geïnteresseerd zijn.”
