Vooraf | De uitdaging van een effectieve voorbereiding
Bepaal de opties
Als organisator kun je de touwtjes in handen nemen om de vergadering soepel te laten verlopen, bijvoorbeeld door opties te activeren zoals automatisch opnemen, de microfoons en camera’s van deelnemers uitschakelen,… Die opties zijn vooral handig voor samenkomsten zoals webinars omdat je zo ongewenste tussenkomsten kan beperken.
Een samenwerkingsruimte activeren
Het handige aan een samenwerkingsruimte is dat je op voorhand documenten kan voorbereiden die gedeeld moeten worden of enquêtes klaar kan zetten. Dankzij Loop kan je rechtstreeks in een Microsoft Teams chat samenwerken. Loop laat een team toe om voor, tijdens en na een vergadering de agenda, notities of een takenlijst te bewerken.
Tijdens | De uitdaging om de aandacht en betrokkenheid vast te houden
Gebruik interactieve functies
Activeer een Whiteboard of stimuleer het gebruik van chat, polls en live reacties om deelnemers betrokken te houden. Door reacties te vragen van je publiek, verzeker je dat ze luisteren.
Vergader in je moedertaal
Het is volstrekt normaal om vergaderingen te volgen in een vreemde taal, maar da’s niet altijd even makkelijk. Soms kunnen we allemaal wel wat hulp gebruiken om de spreker beter te begrijpen. Aarzel dus zeker niet om de ondertiteling te activeren of laat de dia’s op het scherm vertalen naar je moedertaal. Een weinig bekende maar nuttige tip!
Doorbreek de eentonigheid
Gebruik de Presenter View om de eentonigheid te doorbreken en positioneer je camera als een tv-presentator, of activeer eens de vergaderruimte-instelling met Together Mode waarin alle deelnemers op het podium staan. Herontdek de gezelligheid.
Na | Terugvinden wat er besproken werd
Rendez-vous in de chat
Zoek de uitgewisselde berichten, opnames, aanwezigheidslijsten, whiteboards, enquêteresultaten, to-do lijsten en documenten die zijn gedeeld via de chat van de vergadering. Deze items staan netjes gerangschikt in de chat-tabbladen.
Conclusie
De nieuwe uitdaging van online vergaderingen is om ervoor te zorgen dat je als presentator actief luistert naar de deelnemers. De tips in deze blog zijn slechts een paar voorbeelden van wat je kunt doen bij het organiseren van een vergadering. Volg een van onze trainingen om je online vergaderingen om te zetten in effectievere, boeiendere en verrijkende ervaringen voor alle deelnemers.
