Je publiek aandachtig houden tijdens online vergaderingen: een uitdaging in 2024

Sinds de wijdverspreide opkomst van online vergaderingen in 2020, denken we maar al te graag dat we de kunst van het virtuele vergaderen onder de knie hebben. Als Digital Coach zie ik echter dagelijks dat zelfs de meest doorgewinterde Microsoft Teams gebruikers nog veel te leren hebben. Een tijdje geleden had ik tijdens een webinar over Teams de gelegenheid om een aantal waardevolle inzichten te delen over best practices voor, tijdens en na een online vergadering. Ik deel er graag enkele!

Katrin Kulawik, Learning Consultant

Vooraf | De uitdaging van een effectieve voorbereiding

Bepaal de opties

Als organisator kun je de touwtjes in handen nemen om de vergadering soepel te laten verlopen, bijvoorbeeld door opties te activeren zoals automatisch opnemen, de microfoons en camera’s van deelnemers uitschakelen,… Die opties zijn vooral handig voor samenkomsten zoals webinars omdat je zo ongewenste tussenkomsten kan beperken.

Een samenwerkingsruimte activeren

Het handige aan een samenwerkingsruimte is dat je op voorhand documenten kan voorbereiden die gedeeld moeten worden of enquêtes klaar kan zetten. Dankzij Loop kan je rechtstreeks in een Microsoft Teams chat samenwerken. Loop laat een team toe om voor, tijdens en na een vergadering de agenda, notities of een takenlijst te bewerken.

Tijdens | De uitdaging om de aandacht en betrokkenheid vast te houden

Gebruik interactieve functies

Activeer een Whiteboard of stimuleer het gebruik van chat, polls en live reacties om deelnemers betrokken te houden. Door reacties te vragen van je publiek, verzeker je dat ze luisteren.

Vergader in je moedertaal

Het is volstrekt normaal om vergaderingen te volgen in een vreemde taal, maar da’s niet altijd even makkelijk. Soms kunnen we allemaal wel wat hulp gebruiken om de spreker beter te begrijpen. Aarzel dus zeker niet om de ondertiteling te activeren of laat de dia’s op het scherm vertalen naar je moedertaal. Een weinig bekende maar nuttige tip!

Doorbreek de eentonigheid

Gebruik de Presenter View om de eentonigheid te doorbreken en positioneer je camera als een tv-presentator, of activeer eens de vergaderruimte-instelling met Together Mode waarin alle deelnemers op het podium staan. Herontdek de gezelligheid.

Na | Terugvinden wat er besproken werd

Rendez-vous in de chat

Zoek de uitgewisselde berichten, opnames, aanwezigheidslijsten, whiteboards, enquêteresultaten, to-do lijsten en documenten die zijn gedeeld via de chat van de vergadering. Deze items staan netjes gerangschikt in de chat-tabbladen.

Conclusie

De nieuwe uitdaging van online vergaderingen is om ervoor te zorgen dat je als presentator actief luistert naar de deelnemers. De tips in deze blog zijn slechts een paar voorbeelden van wat je kunt doen bij het organiseren van een vergadering. Volg een van onze trainingen om je online vergaderingen om te zetten in effectievere, boeiendere en verrijkende ervaringen voor alle deelnemers.

Laten we het hebben over je volgende project.

Team Xylos is klaar om je te ontmoeten!

Andere interessante verhalen

Learning Solutions

Copilot door de ogen van een Digital Coach

Xylos Learning en UQ versterken samen digitale vaardigheden van medewerkers

Learning Solutions

Training rond Teams-telefonie bij DP World

Algemeen

Stoom je data klaar voor Copilot voor Microsoft 365

Algemeen

M365 Copilot Ontdekkingstocht - week 4: Deep Dive in PowerPoint

Algemeen

Hoe dicht je de digitale efficiëntiekloof?