Garder son public attentif lors des réunions virtuelles : Un défi en 2024

Depuis l'avènement généralisé des réunions en ligne en 2020, il est facile de penser que nous avons maîtrisé l'art des rencontres virtuelles. Pourtant, en tant que Digital Coach, je constate quotidiennement que même les utilisateurs les plus aguerris de Microsoft Teams ont toujours beaucoup à apprendre. Récemment, lors d'un webinaire sur les Teams Meetings, j'ai eu l'occasion de partager des insights précieux sur les meilleures pratiques avant, pendant et après une réunion virtuelle. Je voudrais en partager quelques-uns avec vous. 

Katrin Kulawik, Learning Consultant

Avant la Réunion | Le défi d’une préparation efficace 

Définissez les options de réunions 

En tant qu’organisateur, vous pouvez prendre les rênes du bon déroulement de la réunion en activant des options telles que l’enregistrement automatique, la désactivation des micros et des caméras des participants, etc. Ces options sont particulièrement utiles lors de réunions de type webinaire pour limiter les interférences inopportunes. 

Activez un espace de collaboration 

Pour les réunions de type workshop, outre la possibilité de préparer en amont les documents à partager et les enquêtes à lancer en cours de réunion, il est possible de créer un espace collaboratif nommé Loops. Ensemble avec les participants, vous pourrez avant, pendant et après la réunion co-éditer un agenda, des notes de réunions ou encore une liste de tâches. 

Pendant la Réunion | Le défi de garder l’attention et l’engagement 

Utilisez des fonctionnalités interactives 

Activez un Whiteboard, encouragez l’utilisation du chat, des sondages et des réactions en direct pour maintenir l’engagement des participants. Faire réagir son public est capital pour s’assurer de son écoute. 

Suivez la réunion dans votre langue maternelle 

Suivre une réunion dans une langue étrangère est courant dans nos sociétés multilingues. Une petite aide à la bonne compréhension est la bienvenue. N’hésitez pas à activer le sous-titrage ou à faire traduire les slides à l’écran dans la langue de votre choix. Une astuce méconnue et combien utile. 

Briser la monotonie 

Utilisez tantôt le Presenter View pour briser la monotonie et positionner votre caméra à la façon d’un présentateur de télévision, tantôt activez un décor de salle de réunion avec le Together Mode dans lequel tous les participants sont en scène. Un moment de convivialité retrouvée. 

Après la réunion | Le défi de retrouver les échanges de la réunion 

RDV dans le chat

Retrouvez les messages échangés, enregistrements, listes de présences, Whiteboards, résultats de sondage, listes de tâches, documents partagés via le chat de la réunion. Ces éléments sont impeccablement rangés dans les onglets du chat. 

Conclusion 

Vous l’aurez compris, le nouveau défi des réunions virtuelles est de s’assurer en tant que présentateur de l’écoute active de vos participants. Les astuces mentionnées dans ce blog ne sont que quelques exemples de ce qu’on peut mettre en place lors de l’organisation d’une réunion. Suivre une de nos formations pour en savoir plus et transformer vos rencontres virtuelles en expériences plus efficaces, engageantes et enrichissantes pour tous les participants. 

 

Parlons de votre prochain projet.

L’équipe Xylos est prête à vous rencontrer !

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