M365 Copilot Ontdekkingstocht – week 1: Teams

Bij Xylos houden we van innovatie. Toen Microsoft Copilot uitkwam was dus al snel duidelijk dat we hiermee aan de slag zouden gaan. We testen de komende maanden uitvoerig alle Microsoft Copilot features en delen regelmatig onze ervaringen. Starten doen we met de voor de hand liggende features binnen Teams: automatisch het verslag van een meeting maken en actiepunten noteren.

Taal

Eén van de meest voor de hand liggende mogelijkheden van Copilot binnen Teams is het noteren van actiepunten uit een vergadering. Dat verloopt al bij al heel eenvoudig, Copilot baseert zich op de transcriptie om vragen over de vergadering te beantwoorden.

Het is belangrijk dat je bij de start van de meeting (en dus ook de transcriptie) in het keuzemenu aangeeft in welke taal de meeting doorgaat. De taal van je vergadering hoeft niet per se dezelfde te zijn als die waarmee je in Copilot praat. Je kan perfect vragen stellen in het Engels over een meeting in het Nederlands.

Hoewel de Nederlandse taalversie nog niet officieel werd uitgerold, is ze wel al vlot beschikbaar. Zowel mijn meetings als mijn vragen aan Copilot waren in het Nederlands, en de resultaten die ik terugkreeg waren best nuttig.

 

Transcriptie

In onze organisatie staat de optie tot transcriptie van een meeting standaard uit. Aangezien Copilot zich baseert op die transcriptie, moet je dit dus wel iedere keer manueel activeren bij de start van een vergadering. Als je op het Copilot icoontje klikt zal er ook gevraagd worden of je de transcriptie wil activeren. Hou er rekening mee dat andere deelnemers in de vergadering hiervan op de hoogte gebracht worden. Wanneer transcriptie niet standaard geactiveerd is kan je Copilot niet inschakelen voor een ad-hoc call. Je dient dan met andere woorden telkens een vergadering te plannen om Copilot te gebruiken.

In geen enkele van de meetings werd er specifiek rekening mee gehouden dat Copilot in de achtergrond ‘luisterde’. De actiepunten waren dus niet mooi gestructureerd maar kwamen her en der aan bod doorheen de vergadering. Na de meeting stelde ik de vraag ‘wat zijn de acties uit deze meeting’. Copilot kwam hier steeds met een volledige lijst acties en de kwaliteit van de feedback was ook bijzonder goed. Je krijgt een gestructureerde lijst acties en telkens een snelkoppeling en verwijzing naar de tekst in de transcriptie waaruit deze actie genoteerd werd.

Ook het samenvatten van een vergadering liep vlot. Je krijgt een duidelijk overzicht van de grote thema’s waarrond gepraat werd.

Voorbeeld van zo een samenvatting:

  • The meeting was about a *** document that Brecht had to finish and send to Pieter by Tuesday morning.
  • Pieter and Brecht joked about Brecht buying Pieter a barbecue next month.
  • Pieter and Brecht went through the *** questions and looked for any issues or gaps.
  • Pieter had some problems with his internet connection and lost Brecht for a while.

Handig om te delen met collega’s die niet aanwezig konden zijn of collega’s die graag weten hoe de meeting is verlopen.

Ook nadat de meeting is afgelopen kan je terug naar de meeting chat en feedback vragen aan Copilot. De eerdere vragen die je stelde vind je ook daar terug.

 

Mood detection

Wat nog niet helemaal op punt staat is de mood detectie tijdens een meeting. Het antwoord blijft heel feitelijk, al werd er ook een heel beperkte interpretatie gegeven:

These facts might indicate that the meeting was friendly, professional, and focused, but they do not reveal the mood in the meeting. You might want to ask someone who was present at the meeting or check the video or audio recording if there is one.

Hoewel interessant, zou het mogelijk in strijd zijn met de Europese AI act waar men al in het persbericht waarschuwde voor het verbod op systemen die emotion recognition toepassen binnen de werkcontext.

 

Sprekers herkennen

Copilot detecteert geen sprekers aan de hand van stemherkenning of andere methodes, dat is ook niet nodig aangezien elke gesproken zin toegewezen kan worden aan het toestel van de spreker. Een nadeel daarbij is wel dat wanneer een aantal deelnemers via hetzelfde toestel inbelt, bijvoorbeeld in een vergaderzaal, dat Copilot dat als één deelnemer zal beschouwen. Minder handig wanneer je na afloop van de call de acties wil kennen en correct wil toewijzen. Het advies is hier om elke deelnemer alsnog via de laptop te laten deelnemen en de microfoon van de laptop te gebruiken.

 

Integratie met andere tools (zoals Planner)

Voorlopig is Copilot nog niet geïntegreerd met andere systemen binnen M365. Toen ik probeerde de actiepunten die aan mij werden toegewezen om te zetten naar een to-do, kreeg ik het antwoord dat Copilot geen actieve acties kan uitvoeren. Ook een Word-file maken met een samenvatting, aanwezigheden en acties bleek te moeilijk. De tekst genereerde het systeem echter feilloos.

 

Na 1 week Copilot…

Copilot is intussen een week mijn companion de route en ik kan al enkele conclusies trekken: het is een grote hulp in het samenvatten van vergaderingen en noteren van actiepunten. Er zijn nog aandachtspunten om er optimaal mee te werken, zo hoop ik dat er snel integraties komen met Planner, Word en Outlook.

+

  • Copilot herkent en werkt óók in het Nederlands
  • De samenvatting van een vergadering en actielijst is heel goed
  • Je kan ook over een afgelopen vergadering beroep doen op Copilot

  • Er is geen integratie met andere tools zoals bv. To-Do of Word
  • Als transcriptie niet geactiveerd is binnen je organisatie, is Copilot enkel beschikbaar in vooraf geplande vergaderingen
  • Herkennen van sprekers die zich in één ruimte bevinden is niet mogelijk

 

Ethische bezwaren? 

Copilot baseert zich op transcripts en kan feitelijk antwoorden maar een vergadering is niet beperkt tot het uitwisselen van feitelijke informatie. Soms worden grapjes gemaakt, is een meeting minder efficiënt of worden wachtwoorden gedeeld. Daarom testten we het interpretatievermogen van Copilot in deze gevallen met onderstaande vragen. De antwoorden zijn verrassend goed en nuttig.

  • Is er gezondigd tegen privacy of GDPR regels?

Ik kan geen definitief antwoord geven op uw vraag, omdat ik geen expert ben in privacy en GDPR regels. Maar ik kan u wel vertellen wat er in de transcriptie is gezegd over dit onderwerp.

    • Er is gezegd dat Pieter de meeting aan het opnemen is met een tool genaamd copilot, die een verslag zal maken van wat er gezegd is.
    • Er is niet gezegd of de deelnemers aan de meeting op de hoogte zijn van deze opnames, of dat ze daar toestemming voor hebben gegeven.
    • Er is niet gezegd of de opnames en de verslagen veilig worden bewaard, of dat ze gedeeld worden met anderen die niet aan de meeting deelnamen.
    • Er is niet gezegd of de opnames en de verslagen persoonlijke of gevoelige gegevens bevatten, of dat ze gebruikt worden voor andere doeleinden dan de meeting zelf.

Dus, het is mogelijk dat er gezondigd is tegen privacy en GDPR regels, maar dat hangt af van de details die niet in de transcriptie staan. U kunt het beste de deelnemers aan de meeting vragen of ze op de hoogte zijn van de opnames, en of ze daar bezwaar tegen hebben.

  • Zijn er wachtwoorden gedeeld in de meeting?

Ja, er zijn wachtwoorden gedeeld in de meeting. *** heeft een link en twee wachtwoorden in de chat gezet om toegang te geven tot een dossier op een platform. ***  heeft ook een wachtwoord gedeeld met *** via een privébericht om hem te laten tekenen.

  • Is de meeting efficiënt verlopen?

Het is moeilijk om te beoordelen of de meeting efficiënt was, omdat er geen duidelijk doel of agenda was. Uit het transcript blijkt dat de meeting vooral ging over het indienen van een dossier op het platform van ***, en dat er verschillende technische problemen waren met het inloggen, het uploaden van documenten en het tekenen met ID. Er werden ook enkele grapjes gemaakt over spaghettiresten, barbecue en blanco cheques.

Een mogelijke manier om de efficiëntie van de meeting te verbeteren, is om vooraf een duidelijke agenda te hebben, de nodige documenten en wachtwoorden te delen, en de technische problemen op te lossen of te voorkomen. Ook kan het helpen om de meeting korter te houden en de relevante informatie te focussen.

We helpen klanten vaak om efficiënt te vergaderen maar dat wil niet zeggen dat we zelf de beste in de klas zijn op dat gebied. Op vrijdagmiddag worden vergaderingen al eens nodeloos langer of hebben we onze vergaderingen minder goed voorbereid.

Aan de ene kant kan je dit zien als een bedreiging met een zeker ‘big brother’ gehalte. Aan de andere vragen klanten regelmatig coaching rond efficiënt vergaderen, waar we gelijkaardige tips delen. Medewerkers zullen niet onmiddellijk de reflex hebben om deze vragen over een vergadering te stellen. Op regelmatige tijdstippen deze inzichten delen kan wel nuttig zijn.

 

Wat moet je weten over Copilot?

Copilot is de nieuwe AI companion app van Microsoft, om Copilot te kunnen activeren heb je minstens één van volgende licenties nodig:

  • Microsoft 365 E5
  • Microsoft 365 E3
  • Office 365 E3
  • Office 365 E5
  • Microsoft 365 A5 for faculty
  • Microsoft 365 A3 for faculty
  • Office 365 A5 for faculty
  • Office 365 A3 for faculty
  • Microsoft 365 Business Standard
  • Microsoft 365 Business Premium

Copilot is een extra licentie bovenop deze bestaande licenties en kost € 28,1 per gebruiker per maand, met een minimum commitment van één jaar.

Copilot is beschikbaar in Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Teams, Loop, Whiteboard, OneNote, Graph-grounded chat, Intelligent Search, Purview en Power Platform. Integratie met andere platformen is mogelijk via Power Platform en Graph Connectors.

Laten we het hebben over je volgende project.

Team Xylos is klaar om je te ontmoeten!

Andere interessante verhalen

Learning Solutions

Copilot door de ogen van een Digital Coach

Xylos Learning en UQ versterken samen digitale vaardigheden van medewerkers

Learning Solutions

Training rond Teams-telefonie bij DP World

Algemeen

Stoom je data klaar voor Copilot voor Microsoft 365

Algemeen

M365 Copilot Ontdekkingstocht - week 4: Deep Dive in PowerPoint

Algemeen

Hoe dicht je de digitale efficiëntiekloof?