De uitdaging
Administratieve afdelingen van organisaties staan vaak onder druk. De constante stroom van vragen, gaande van eenvoudige informatieverzoeken tot complexere procedures, leidt tot vertragingen en hoge werkdruk.
Toch is er een manier om deze repetitieve vragen automatisch af te handelen en de ingewikkelde kwesties naar de juiste experts door te sturen: een interne, AI-gedreven chatbot. Een uitgelezen kans om de efficiëntie te verhogen en de werkervaring voor iedereen te optimaliseren.
De oplossing
We ontwikkelden een interne chatbot met Microsoft Power Automate die we integreerden in Microsoft Teams. De chatbot is speciaal ontworpen om een breed scala aan vaak gestelde vragen te beantwoorden. Bovendien leert de bot voortdurend bij dankzij een uitgebreide database met informatie verzameld uit voorgaande interacties en FAQ’s. Zo kunnen medewerkers op een organische manier vragen stellen en snel accurate antwoorden ontvangen.
Voor vragen die binnen het bereik van de chatbot vallen, gebruikt de oplossing Power Automate om ze naadloos door te sturen naar de juiste experts binnen de organisatie. Zo krijgt elk verzoek de aandacht die het vereist.
Het resultaat
De implementatie van deze Power Automate-gedreven chatbot in Microsoft Teams heeft de interne communicatieprocessen aanzienlijk geoptimaliseerd. Medewerkers krijgen sneller antwoord op hun vragen, wat leidt tot meer tevredenheid en productiviteit. Administratieve teams merken een afname van repetitieve vragen, waardoor ze meer tijd kunnen besteden aan complexere taken. De integratie met Microsoft Teams versnelde de adoptie, waardoor de chatbot wijdverspreid gebruikt wordt.
Deze innovatieve, AI-gestuurde oplossing heeft de werkdruk bij administratieve medewerkers verlicht en de efficiëntie van informatie-uitwisseling binnen het bedrijf verbeterd, wat bijdraagt tot de algehele operationele effectiviteit.
