In de derde week Copilot testing deden we een deep dive in Word: een document maken in de bedrijfstemplate volgens een vooraf bepaalde structuur, op basis van een presentatie die eerder gemaakt werd voor diezelfde klant.
Dit is één van de meest tijdrovende taken die creativiteit, taalvaardigheid, Word en Powerpoint skills combineert. Bij het schrijven van een dergelijk document vertaal je een idee naar een uitgeschreven tekst en dat binnen een vooraf bepaalde structuur van vaste rubrieken.
Gebruik maken van ChatGPT om eventuele paragrafen te vertalen deden we al, maar de volledige volledige inhoud van een PowerPoint of bedrijfstemplate toevertrouwen aan ChatGPT, dat nog nooit.
Referentie naar een extern document
Dankzij de eerdere tests weten we dat het mogelijk is om een bestaand document te gebruiken als input om op verder te werken. De meest logische werkwijze leek dan om een nieuw document te starten in de correcte bedrijfstemplate. Dat nieuw document bevat bij opstart voorbeeldtekst en voorbeeldtabellen.
Hier lopen we tegen de eerste beperking aan. Het is niet mogelijk om een document als referentie te gebruiken binnen een document waar al tekst geschreven is.
Zelfs wanneer je de vraag aan Copilot stelt wat de beste werkwijze is en of dit überhaupt mogelijk is, word je van het kastje naar de muur gestuurd en geeft Copilot foutief antwoord.
Conclusie: je kan énkel in een volledig leeg document referentie leggen naar een bestaand document.
Content schrijven in een bestaande structuur, op basis van een extern document
Aangezien het niet mogelijk is om een extern document als referentie te gebruiken in een document waar al tekst staat, starten we opnieuw maar nu met een leeg document. Bij het starten van een leeg document krijg je prompt: ‘Reference file’, van zodra je begint te typen verdwijnt deze mogelijkheid.
De link leggen naar een externe file doe je door de naam van het bestand te typen, je krijgt telkens 3 voorgestelde bestanden waaruit je kan kiezen. Dat wil dus zeggen dat je de bestandsnaam van het bronbestand moet kennen, is dat niet zo dan verlies je alsnog tijd.
Een tip: zoek op voorhand naar het bronbestand via Teams of SharePoint search en ga dan aan de slag.
Zodra het document geladen is kan je starten door een vraag te stellen aan Copilot. Maar onze opdracht was om te starten met een bestaande structuur, die is nu nog niet aanwezig in ons document. Om toch die beoogde structuur te bekomen is het het handigst om een document te openen dat de structuur volgt. Kopieer de structuur en gebruik die in de prompt van het nieuw document. Een beetje omslachtig, maar doel bereikt.
In dit voorbeeld plakte ik de structuur in de prompt en vroeg aan Copilot om een specifieke PowerPoint file als basis te gebruiken om de gegeven structuur in te vullen. En het moet gezegd: het resultaat was verbluffend. De PowerPoint was niet opgebouwd in de te volgen structuur. Het was m.a.w. nodig om de informatie te analyseren, de titels van de structuur te interpreteren en deze te herformuleren en uit te werken volgens de nieuwe structuur.
Copilot deed dit voortreffelijk en voegde zelfs een overzichtstabel toe.
Na hier en daar wat bijwerken en content herschikken stond er een document in de juiste structuur, gemaakt op basis van de PowerPoint. De moeilijkste taak was de formattering volgens de originele template te maken, uiteindelijk bleek het efficiënter om de content uit de hoofdstukken te kopiëren en te plakken in een leeg document met de bestaande structuur in de correcte formattering.
Content valideren en finetunen
Wat opviel is dat de structuur en invulling van de tabel toch niet volledig correct was, tijdens het nalezen moesten we nog enkele zaken rechtzetten door ze naar een andere cel te verplaatsen. Maar dat is een klein detail als je weet dat de tabel op zich niet aanwezig was in PowerPoint en ze zeker een toegevoegde waarde heeft.
In de PowerPoint presentatie waren visuele elementen opgenomen die een methode illustreerden. Jammer genoeg heeft Copilot daar niets mee gedaan, in de structuur van het Word document is een hoofdstuk ‘Visual Elements’ voorzien maar daarin werd enkel de tekst overgenomen.
De content was niet altijd even wervend, sommige teksten waren in de typische ‘ChatGPT’ stijl geschreven, oppervlakkig en niet activerend. Maar voor content als deze is een professionele, activerende stijl wenselijk.
Hoewel Copilot toelaat om teksten te herformuleren in een andere schrijfstijl, ben je beperkt tot 5 op voorhand gedefinieerde stijlen. Op zich handig om zaken te herschrijven maar het biedt weinig prompting mogelijkheden. Herschrijven doe je door tekst te selecteren en dan te kiezen voor de optie ‘Rewrite with Copilot’, dat kan niet met tekst die bv. in een bullet list opgenomen is.
De meeste van de teksten kopieerde ik in de prompt pane om een iets gerichtere instructie te geven, met gewenst resultaat. Niet alle afbeeldingen werden door Copilot overgenomen, dus die moesten manueel gekopieerd worden vanuit PowerPoint.
Enkele tips:
- Werk met tussenstappen en verschillende documenten om rond de beperkingen van Copilot heen te werken.
- Hou er rekening mee dat je de bestandsnaam van bronbestanden moet kennen om ze als referentie te gebruiken.
- Herlees de gemaakte content aandachtig en hou er rekening mee dat niet alles 100% correct zal zijn.
- Ondanks de omwegen en sommige beperkingen win je heel wat tijd wanneer je van een PowerPoint een goed geschreven Word document wil produceren.
