Formation Copilot pour Microsoft 365

Introduction

Microsoft Copilot est un outil d’intelligence artificielle (IA) intégré aux applications Microsoft 365. Il a été conçu pour vous aider à rédiger du texte, à générer des formules, à écrire du code et à proposer des suggestions pertinentes pendant que vous travaillez. Copilot est votre compagnon virtuel qui peut accélérer vos tâches quotidiennes et améliorer votre productivité.

Objectif

L’objectif de cette formation est de vous familiariser avec les fonctionnalités de Copilot et de vous montrer comment l’intégrer efficacement dans votre flux de travail quotidien. Vous apprendrez à utiliser Copilot pour générer du texte, des formules, des codes et des suggestions pertinentes dans les applications suivantes : Microsoft Teams, Outlook, Word Excel, PowerPoint, OneNote, Loop, Whiteboard, etc.

Avantages de Copilot

• Productivité accrue : Copilot vous assiste en générant rapidement du contenu, ce qui vous permet de gagner du temps.
• Qualité du contenu : Les suggestions de Copilot sont basées sur des modèles de langage avancés, garantissant un contenu de haute qualité.
• Apprentissage continu : Copilot s’adapte à votre style d’écriture et apprend de vos préférences au fil du temps.
• Structure de la formation

Group cible

Cette formation s’adresse à toute personne intéressée par Microsoft Copilot, qu’elle soit débutante ou enthousiaste et désireuse d’approfondir ses connaissances.

Prérequis

Une expérience de l’IA n’est pas nécessaire, mais une connaissance de base de la technologie et une ouverture d’esprit sont encouragées.

Contenu

• Introduction AI/Copilot

  • L’IA est partout
  • Que fait ChatGpt / Copilot ?
  • Etre critique vis-à-vis de l’IA (sécurité, avenir ?)
  • Comment cela fonctionne-t-il ?
  • Terminologie de l’IA expliquée
  • Plongez dans le lexique de l’IA : réseaux neuronaux, apprentissage automatique, traitement du langage naturel, etc.
  • Comprendre les termes et concepts clés qui constituent la base de l’IA.
  • Découvrez comment ces outils favorisent la créativité et la résolution de problèmes.
  • Apprendre à poser des questions en utilisant le principe CREATE

• Utilisation de Copilot dans Microsoft Teams :

  • Génération de messages et de réponses rapides.
    Copilot peut vous aider à rédiger des messages dans les discussions de groupe ou en privé. Il peut générer des réponses rapides, des invitations à des réunions et des commentaires professionnels.
  • Exemple d’utilisation : Imaginez que vous recevez un chat d’un client concernant un retard de livraison. Vous pouvez utiliser Copilot pour rédiger une réponse professionnelle et rassurante, en mentionnant les mesures prises pour résoudre le problème.
  • Exemples de prompts : “Proposez une réponse professionnelle au message du client concernant un retard de livraison.”

• Optimisation des e-mails avec Copilot dans Outlook :

  • Rédaction d’e-mails efficaces Copilot peut améliorer la qualité de vos e-mails en suggérant des formulations plus claires et impactantes. Il peut également vous aider à éviter les erreurs courantes.
  • Exemple d’utilisation : Après une réunion importante, vous souhaitez envoyer un e-mail de suivi à vos collègues. Copilot peut vous aider à rédiger un message concis et professionnel, en incluant les points clés abordés lors de la réunion.
  • Exemples de prompts : “Écrivez un e-mail de suivi après une réunion.”

• Création de documents avec Copilot dans Word :

  • Génération de contenu pour des rapports, des articles, etc Copilot peut être votre co-auteur dans Word. Il peut générer des paragraphes, des titres, des sous-titres et des listes pour vos documents.
  • Exemple d’utilisation : Vous rédigez un rapport sur les avantages du télétravail. Copilot peut vous aider à élaborer une introduction engageante, à structurer vos arguments et à fournir des exemples concrets.
  • Exemples de prompts : “Rédigez un paragraphe sur les avantages du télétravail.”

• Analyse de données avec Copilot dans Excel :

  • Formules, graphiques et analyses.
  • Copilot peut générer des formules Excel en fonction de vos besoins. Il peut également vous aider à créer des graphiques et à interpréter les résultats
  • Exemple d’utilisation : Vous travaillez sur un tableau de ventes mensuelles. Copilot peut vous aider à créer une formule pour calculer la moyenne des ventes, en utilisant les données disponibles.
  • Exemples de prompts : “Créez une formule pour calculer la moyenne des ventes mensuelles.”

• Présentations percutantes avec Copilot dans PowerPoint :

  • Création de diapositives et de discours.
    Copilot peut vous aider à élaborer des introductions, des transitions et des conclusions.
  • Exemple d’utilisation : Vous préparez une présentation sur l’intelligence artificielle. Copilot peut vous aider à élaborer une introduction captivante et à structurer vos diapositives pour un impact maximal.
  • Exemples de prompts : “Proposez une introduction pour une présentation sur l’intelligence artificielle.”

• Organisation et prise de notes avec Copilot dans OneNote :

  • Création de sections, de pages et de listes.
    Copilot peut générer des titres, des sous-titres et des listes de tâches.
  • Exemple d’utilisation : Avant une réunion, vous créez une nouvelle page dans OneNote. Copilot peut vous aider à élaborer une liste de tâches pour l’ordre du jour de la réunion.
  • Exemples de prompts : “Élaborez une liste de tâches pour la réunion de demain.”

• Collaboration avec Copilot dans Loop et Whiteboard :

  • Idées de brainstorming et de collaboration.
    Copilot peut stimuler la créativité lors des sessions de brainstorming. Il peut générer des idées, des concepts et des suggestions pour améliorer la collaboration.
  • Exemple d’utilisation : Vous participez à une réunion d’équipe pour améliorer le processus de recrutement. Copilot peut vous aider à proposer des idées novatrices pour attirer de nouveaux talents.
  • Exemples de prompts : “Proposez des idées pour améliorer notre processus de recrutement.”

Idées de prompts supplémentaires par applications

• Microsoft Excel :

  • Ajouter une colonne de formules :
    • Copilot peut générer des suggestions de formules pour vos données. Cela vous permet d’ajouter rapidement des colonnes de calculs sans avoir à les écrire manuellement.
    • Exemple de prompt : “Ajoutez une colonne qui calcule la marge bénéficiaire en soustrayant le coût des ventes du chiffre d’affaires.”
  • Mettre en évidence des données :
    • Copilot peut vous aider à identifier les valeurs importantes dans vos tableaux. Il peut suggérer des règles de mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence des cellules spécifiques.
    • Exemple de prompt : “Surlignez toutes les ventes supérieures à 10 000 € en vert.”
  • Trier et filtrer les données :
    • Copilot peut vous guider dans l’utilisation des filtres et des tris pour organiser vos données. Il peut également vous montrer comment trier par plusieurs colonnes.
    • Exemple de prompt : “Triez les ventes par date, puis par montant décroissant.”
  • Analyser les données :
    • Copilot peut vous aider à interpréter vos données en générant des statistiques descriptives. Il peut également vous montrer comment créer des tableaux croisés dynamiques.
    • Exemple de prompt : “Calculez la moyenne, la médiane et l’écart type des ventes mensuelles.”
  • Visualiser les données :
    • Copilot peut vous montrer comment créer des graphiques à partir de vos données. Il peut générer des graphiques en barres, des courbes de tendance et des diagrammes circulaires.
    • Exemple de prompt : “Créez un graphique en barres pour comparer les ventes par produit.”
  • Automatiser les tâches répétitives :
    • Copilot peut vous aider à automatiser des actions fréquentes. Il peut générer des macros VBA ou vous montrer comment utiliser des fonctions Excel pour gagner du temps.
    • Exemple de prompt : “Automatisez la mise à jour des rapports mensuels en utilisant une macro pour extraire les données de la base de données.”

• Microsoft Teams :

  • Rattrapage : Pour savoir ce qui s’est passé lors d’une réunion, demandez à Copilot dans Teams : “Quelles questions ont été posées pendant la réunion ?” ou “Quelles idées ont été présentées ?”
  • Questions : Vous planifiez un voyage ? Demandez à Copilot : “Donnez-moi des idées pour un séjour de 3 jours à Hawaï.”
  • Planification d’une réunion :
    “Proposez un ordre du jour pour notre prochaine réunion d’équipe.”
    “Créez une invitation à une réunion pour discuter du projet XYZ.”
  • Collaboration dans les canaux :
    “Élaborez une réponse pour encourager la collaboration entre les membres du canal.”
    “Proposez des idées pour améliorer notre processus de partage de fichiers.”
  • Gestion des tâches :
    “Créez une liste de tâches pour notre projet de lancement de produit.”
    “Donnez-moi des suggestions pour organiser notre backlog de développement.”
  • Communication avec les collègues :
    “Rédigez un message pour remercier un collègue pour son aide.”
    “Proposez une réponse professionnelle à un e-mail client concernant un problème technique.”
  • Suivi des projets :
    “Comment puis-je suivre l’avancement du projet XYZ ?”
    “Créez une liste de jalons pour notre projet de migration vers le cloud.”

• Microsoft Outlook

  • Rédaction d’e-mails : Pour rédiger une réponse à un e-mail annonçant le lancement d’un projet, essayez ce prompt avec Copilot dans Outlook : “Écrivez un e-mail pour féliciter le chef de projet et l’équipe pour le lancement.”
    “Rédigez une réponse à un e-mail annonçant le début d’un nouveau projet.”
  • Résumé des e-mails : Pour résumer les e-mails en points clés sur une nouvelle page, demandez à Copilot : “Résumez les notes en points de puce.”
    “Résumez les échanges par e-mail avec Sam au cours des deux dernières semaines.”
    “Synthétisez les points clés de la conversation par e-mail concernant le projet XYZ.”

• Microsoft OneNote

  • Création de contenu : Pour créer un plan pour la fête de remise des diplômes de votre fille, demandez à Copilot : “Créez un plan pour la fête de remise des diplômes de ma fille.”
    “Élaborez une liste de tâches pour la réunion d’équipe de demain.”
  • Résumé des notes : Po ur résumer vos notes en points de puce sur une nouvelle page, essayez ce prompt avec Copilot dans OneNote : “Résumez les notes en points de puce.”
    “Résumez les notes de la réunion sur la stratégie marketing.”
    “Synthétisez les informations importantes à partir du document Z.”

• Microsoft PowerPoint

  • Création de diapositives : Pour créer une présentation sur les pratiques durables en agriculture, demandez à Copilot : “Créez une présentation sur les pratiques durables en agriculture.”
    “Créez une courte présentation sur la gestion du temps.”
    “Élaborez une série de diapositives pour présenter les avantages de notre nouveau produit.”
  • Idées de contenu : Pour générer des idées pour une présentation, essayez ce prompt avec Copilot dans PowerPoint : “Proposez des idées pour une présentation sur les énergies renouvelables.”
    “Générez des points clés pour une conférence sur l’intelligence artificielle.”

• Microsoft Word

  • Rédaction d’articles :
    “Rédigez un article sur les avantages du télétravail.”
    “Élaborez un résumé des dernières recherches sur le changement climatique.”
  • Création de documents :
    “Créez un plan pour le manuel de formation sur la gestion du temps.”
    “Rédigez une proposition commerciale pour notre client XYZ.”