Chez Xylos, nous avons démarré 2025 en lançant les « Clean Up Your Digital Sh*t Days » (c’est bien normal, nous sommes humains). Notre objectif ? Aider tout un chacun à entamer l’année dans un environnement numérique ordonné, ce qui accroit la productivité et apporte sérénité.
Voici nos conseils pratiques pour vous y mettre.
Faites de l’ordre dans vos fichiers et dossiers
Pour organiser efficacement votre espace de travail numérique, supprimez régulièrement vos fichiers temporaires. Utilisez pour ce faire les fonctions intégrées de votre système d’exploitation et planifiez un tri hebdomadaire ou mensuel. Supprimez également les photos et vidéos en double, à l’aide d’outils tels que Google Photos ou Duplicate Cleaner.
De plus, créer une structure de répertoire claire et logique vous permettra de garder une vue d’ensemble. Organisez vos fichiers par projet, par période (mois, trimestre, année) ou par type de fichier. À cet égard, il est important de ne pas trop complexifier la structure. Par ailleurs, choisir un bon nom de fichier est essentiel pour trouver rapidement ce dont vous avez besoin.
Vérifiez vos fichiers partagés. Toutes les personnes qui ont accès doivent-elles réellement avoir cet accès ? Collaborez-vous encore activement sur certains fichiers ? Si ce n’est pas le cas, le moment est venu de faire un tri.
Maîtrisez votre boîte de messagerie
Triez et filtrez vos e-mails afin que votre boîte de réception reste en ordre et claire. Recherchez et supprimez les anciens messages contenant des pièces jointes volumineuses et créez une arborescence pour les messages importants dont vous aurez besoin ultérieurement.
Il est également judicieux de nettoyer les anciennes conversations : ne conservez que les messages les plus récents dans les longs fils de discussion et supprimez les réponses inutiles.
Vous souhaitez limiter l’afflux d’e-mails ou de newsletters indésirables ? Désabonnez-vous, signalez les spams et mettez en place des filtres pour que les messages entrants atterrissent immédiatement dans le bon répertoire.
Réfléchissez aussi à deux fois avant d’envoyer un e-mail. Il est parfois préférable d’envoyer un message via Teams. Évitez également les pièces jointes inutiles, vous pouvez peut-être envoyer un lien à la place ? Enfin, n’utilisez la fonction « Répondre à tous » que lorsque c’est vraiment nécessaire, afin d’éviter les courriels inutiles.
La cohérence est essentielle
Mettre de l’ordre dans votre espace de travail numérique à une occasion est une chose. Mais comment éviter de vous noyer à nouveau dans le désordre numérique d’ici quelques mois ?
Prévoyez chaque mois un moment pour nettoyer les fichiers, les e-mails et les applications inutilisées afin que le désordre ne s’accumule plus. Vous pouvez inscrire cette tâche à l’agenda de la réunion d’équipe afin de ne pas la perdre de vue.
Respectez également la structure établie en sauvegardant immédiatement les nouveaux fichiers au bon endroit. Vous éviterez ainsi que votre bureau ou votre dossier de téléchargements ne devienne un dépotoir.
Utilisez plus efficacement votre boîte de réception Outlook grâce aux drapeaux et listes de tâches. La règle des 2 minutes, vous connaissez ? Si une tâche prend moins de 2 minutes, traitez-la immédiatement.
Et pour finir, voici encore un petit conseil judicieux : planifiez un nettoyage numérique plusieurs fois par an, en réservant du temps pour les mises à jour de logiciels, les back-ups et l’optimisation de votre environnement de travail numérique. Bonne chance !
Vous avez besoin d’aide pour optimiser votre environnement de travail numérique ? N’hésitez pas à faire appel à nos Digital Coaches. Contactez-nous pour en savoir plus.
