Bij Xylos zijn we 2025 gestart met de Clean Up Your Digital Sh*t Days (wij zijn maar mensen). Ons doel? Iedereen helpen om het jaar te beginnen met een geordende digitale omgeving die de productiviteit verhoogt en rust in je hoofd brengt.
Hier zijn onze praktische tips om aan de slag te gaan.
Ruim je bestanden en mappen op
Om je digitale werkplek efficiënt te organiseren, verwijder je best regelmatig je tijdelijke bestanden. Gebruik daarvoor de ingebouwde functies van je besturingssysteem en plan wekelijks of maandelijks een opruimactie. Verwijder ook dubbele foto’s en video’s met tools zoals Google Photos of Duplicate Cleaner.
Verder helpt een duidelijke en consistente mappenstructuur om overzicht te bewaren. Orden je bestanden op basis van projecten, tijdsperioden (maand, kwartaal, jaar) of bestandstypes. Belangrijk daarbij: maak de structuur te ingewikkeld. Daarnaast is een goede bestandsnaam essentieel om snel te vinden wat je nodig hebt.
Controleer je gedeelde bestanden. Heeft iedereen die toegang heeft, toegang nodig? Werk je nog actief samen op bepaalde bestanden? Zo niet, dan is het tijd om orde op zaken stellen.
Krijg grip op je inbox
Sorteer en filter je e-mails om je inbox opgeruimd en overzichtelijk te houden. Zoek en verwijder oude berichten met zware bijlagen en maak een mappenstructuur voor belangrijke mails die je later nog nodig hebt.
Daarnaast is het verstandig om oude gesprekken op te ruimen: bewaar alleen de meest recente berichten in lange e-mailthreads en verwijder overbodige antwoorden.
Wil je de toevloed aan ongewenste e-mails of nieuwsbrieven beperken? Schrijf je uit, rapporteer spam en stel filters in om inkomende berichten bij ontvangst meteen in de juiste map te laten landen.
Denk ook goed na voordat je een e-mail verstuurt. Soms kan je beter een Teams-chatbericht sturen. Vermijd onnodige bijlagen: kan je in de plaats ook een linkje versturen? Last but not least: gebruik de ‘Reply all’-functie alleen als het echt moet om overbodige e-mails te voorkomen.
Consistentie is key
Je digitale werkplek eenmalig opruimen is één ding. Maar hoe zorg je ervoor dat je niet binnen enkele maanden opnieuw verdrinkt in een digitale puinhoop?
Plan een maandelijks momentje in om bestanden, e-mails en ongebruikte apps op te ruimen, zodat rommel zich niet opnieuw begint op te stapelen. Je kan het op de agenda van je teamvergadering zetten, zodat je het niet uit het oog verliest.
Hou je daarnaast aan een vaste structuur door nieuwe bestanden meteen op de juiste plaats op te slaan. Zo voorkom je bijvoorbeeld dat je bureaublad of je Downloads-map een dumpplek wordt.
Werk efficiënter met je Outlook-inbox door gebruik te maken van flags en to-do lijsten. Ken je de 2-minutenregel al? Als een taak minder dan 2 minuten kost, handel ze dan meteen af.
Een slimme tip om te eindigen: plan een paar keer per jaar een digitale clean-up, waarbij je tijd reserveert voor software-updates, back-ups en het optimaliseren van je digitale werkomgeving. Succes!
Ondersteuning nodig om je digitale werkplek te optimaliseren? Reken dan op onze Digital Coaches. Contacteer ons voor meer info.
