De klant | Proximus
Proximus is een groot Belgisch telecommunicatiebedrijf. Omdat ze een van de grootste aanbieders zijn van het land, speelt Microsoft 365 een cruciale rol in hun organisatie.
De uitdaging | Eerste hulp bij Microsoft 365
Documenten aanmaken, vergaderingen flexibel organiseren, en efficiënt samenwerken: allemaal zaken waarvoor de medewerkers van Proximus vertrouwen op de Office 365-apps. Maar Proximus zou Proximus niet zijn als het niet op zoek ging naar nog beter. Wat als de mensen bij Proximus (pro)actief de nieuwste ontwikkelingen en nieuwe toepassingen zouden benutten? Het antwoord op die vraag vonden ze bij Xylos en onze gepersonaliseerde Digital Coaching service.
Proximus Talent & Learning Manager Magali Vekemans stond samen met HR Assistant Ann Rongy en de Digital Coaches in voor een verhaal dat uitgroeide tot een groot succes.
Het proces | Dr Digitals to the rescue
Bij Proximus kregen de Digital Coaches ‘Dr Digitals’ als bijnaam. Dokters zijn immers dé behulpzame experten bij uitstek. Dankzij hun knowhow van Microsoft 365-applicaties leren de dokters van wacht Proximus-medewerkers niet alleen nuttige tools, ze leren hen ook hoe ze die efficiënt gebruiken via workshops, inspiratiesessies, coachings én een uitgebreid aanbod aan opleidingen dat Proximus voorziet. Om de cirkel helemaal rond te maken, koos Proximus ook voor OASE, het always-on digitale adoption platform van Xylos dat naast meer dan 3.000 video’s ook animaties, tips en webinars over Microsoft 365 bevat. Een medicijn dat goed aanslaat.
Met een team van vijf vaste trainers spelen de Dr Digitals in op de noden van de medewerkers bij Proximus. Zij zorgen ervoor dat iedereen de kans krijgt om vaardigheden met Microsoft 365 applicaties aan te scherpen en persoonlijk advies te krijgen. Dankzij de toegankelijkheid en beschikbaarheid van deze Dr Digitals (via mail, via Teams, via telefoon,…) is de drempel laag voor mensen om vragen te stellen en nieuwe dingen bij te leren, ongeacht het kennisniveau van de gebruiker.
Elke dag organiseren de Digital Coaches twee workshops of inspiratiesessies van elk twee uur, eentje in het Frans en eentje in het Nederlands, zodat iedereen in de eigen taal kan bijleren. Het onderwerp van de sessies speelt in op wat er in de organisatie leeft: werk efficiënter met je mailbox, ga ergonomischer om met Windows 10, welke app gebruik je wanneer voor agenda- en taakbeheer, enzovoort.
Het resultaat | Snelle en efficiënte samenwerking
De Xylos Digital Coaches speelden een belangrijke rol in het user adoption proces van Teams bij Proximus. “We hebben gekozen voor een gefaseerde implementatie van Teams. In samenwerking met ons interne IT-departement hebben de Dr Digitals in elke fase aangepaste opleidingen georganiseerd die afgestemd waren op onze organisatie en de noden van onze mensen”, vertelt Magali Vekemans.
“Dat is het mooie aan de Digital Coaching service. De coaches van Xylos integreren zich volledig bij Proximus, werken binnen onze omgeving met hun persoonlijke Proximus-account. Dat wil zeggen dat alle sessies volledig afgestemd zijn op onze systemen en inspelen op de issues waar onze medewerkers tegen aanlopen. De coaches spreken dezelfde taal als onze mensen,” vervolgt de Talent & Learning Manager.
Naast de vaste workshops en inspiratiesessies, kunnen de medewerkers de Dr Digitals contacteren voor individuele coaching en advies. “We merkten een enorme toename in de nood aan coaching nadat we de afgelopen jaren zoveel van thuis uit werkten,” zegt Magali. De Dr Digitals waren er voor onze mensen, en dat zagen we ook terug in de evaluaties. Het feit dat je snel en gericht een antwoord kan krijgen op jouw specifieke vragen geeft enorme tijdswinst en extra comfort. De Dr Digitals houden rekening met wie jij bent, wat jij doet en wat jij nodig hebt om je persoonlijk te verrijken met tips en tricks. Collega’s die merken dat een duidelijke uitleg over een functie in Excel zoals de VLOOKUP of de nieuwe XLOOKUP hen verschillende uren werk per week kan uitsparen, dat is goud waard!”
Ook de teamleaders ontdekten al snel de meerwaarde van de Digital Coaches. Ze nodigden de Dr Digitals uit in hun teamvergaderingen om een training te geven die volledig afgestemd was op hun werkomgeving. Een nieuw team in Teams aanmaken? Geen probleem! Brainstorm even met de Dr Digital over de structuur en etiquette van communicatie. Plan vervolgens een training in voor jouw team en je hebt een performante samenwerkingsomgeving waarin iedereen zich comfortabel voelt.
