Administratieve afdelingen van organisaties staan vaak onder druk. De constante stroom van vragen, gaande van eenvoudige informatieverzoeken tot complexere procedures, leidt tot vertragingen en hoge werkdruk.
Toch is er een manier om deze repetitieve vragen automatisch af te handelen en de ingewikkelde kwesties naar de juiste experts door te sturen.
Een eindeloze stroom verzoeken
Voor veel organisaties vormen administratieve afdelingen de ruggengraat van operations. Ze behandelen alles van vragen over HR en IT-ondersteuning tot interne policy verduidelijkingen en goedkeuringen van workflows. Maar alleen al de hoeveelheid terugkerende vragen kan teams overweldigen, waardoor ze weinig tijd overhouden om zich te richten op taken met een hogere waarde.
Er was een oplossing nodig om de responstijden te verbeteren, de manual workload te verminderen en de algemene werkervaring voor zowel medewerkers als administratief personeel te optimaliseren.
Een digitale assistent, aangedreven door AI
We ontwikkelden een interne chatbot met Microsoft Power Automate die we integreerden in Microsoft Teams. De chatbot is speciaal ontworpen om een breed scala aan vaak gestelde vragen te beantwoorden.
Zo werkt het:
- De chatbot leert en verbetert voortdurend en put uit een uitgebreide database van eerdere interacties en veelgestelde vragen.
- Medewerkers kunnen op een natuurlijke manier vragen stellen en krijgen binnen Teams direct nauwkeurige antwoorden.
- Voor vragen die buiten het bereik van de chatbot vallen, zorgt Power Automate voor een vlotte overdracht naar de juiste expert in de organisatie, zodat elk verzoek de aandacht krijgt die het verdient.
Minder handmatig werk, snellere antwoorden
Sinds we deze chatbot hebben geïmplementeerd, is de impact onmiddellijk en significant geweest:
- Snellere respons en betere interne communicatie
Medewerkers krijgen direct antwoord, waardoor vertragingen worden beperkt en de algemene tevredenheid toeneemt. - Minder werkdruk voor administratieve teams
Door repetitieve vragen automatisch af te handelen, maakt de bot tijd vrij voor complexere en strategische taken. - Hogere adoptiepercentages
Naadloze integratie met Microsoft Teams zorgt ervoor dat medewerkers toegang hebben tot de chatbot binnen hun bestaande workflows. - Slimmer informatie management
Bij elke interactie verfijnt de chatbot zijn antwoorden en wordt hij na verloop van tijd beter.
Deze AI-oplossing optimaliseert administratieve workflows en verbetert ook de algemene ervaring door informatie toegankelijker te maken, de communicatie te stroomlijnen en de operationele efficiëntie in de hele organisatie te verhogen.
Wil je de efficiëntie in je organisatie verbeteren? Laten we het hebben over hoe AI en automatisering kunnen helpen.
